Учёт доходов и расходов продавца маркетплейса: практический гайд

Выплата от Wildberries пришла — 87 000 рублей. А заказов за тот же период набралось на 214 000. Куда делись остальные 127 000? Если ответ на этот вопрос — «ну, комиссии какие-то», пора разобраться с цифрами. Без точных данных нет контроля, а без контроля нет прибыли.

Почему учёт на маркетплейсе отличается от обычной бухгалтерии

Агентская схема: почему деньги идут не вам

Главная особенность торговли через маркетплейсы — продавец не получает оплату от покупателя напрямую. Между ними стоит площадка, и работает она по агентской схеме. Покупатель платит Ozon, Wildberries или Яндекс Маркету. Площадка удерживает свою комиссию, логистику, хранение, иногда штрафы — и только после этого переводит остаток на расчётный счёт продавца.

Поэтому учёт на маркетплейсах так отличается от учёта в обычном интернет-магазине. В классической схеме предприниматель видит поступления на счёт и сразу понимает свою выручку. Здесь всё иначе: сумма заказов и сумма выплаты — два разных числа, и иногда разница между ними составляет 40–60 % от выручки.

Куда уходят деньги: разбор на примере

Покупатель заказал набор за 890 рублей. Оплата прошла, товар доставлен. А продавец получает на счёт 540 рублей. Где остальные 350?

Если покупатель оформил возврат, добавляется обратная логистика, и продавец уходит по этой продаже в минус. Каждая такая строка отчёта в личном кабинете отнимает часть выручки, и учёт должен отражать их все.

Почему обычная бухгалтерия здесь не справляется

Классический учёт заточен под простую модель: пришли деньги — записали доход, заплатили поставщику — записали расход. На маркетплейсах поступления приходят уже «очищенными», а полный список удержаний есть только в отчётах площадки. Бухгалтер, привыкший вести учёт по банковской выписке, реальной картины просто не увидит.

Отсюда путаница с двумя числами. Для налога доход — вся сумма продажи, 890 ₽: площадка лишь посредник, а её удержания — ваши расходы. Для прибыли важна другая цепочка: из 540 ₽, которые дошли до счёта, ещё нужно вычесть себестоимость, рекламу и налог. Ошибка в любую сторону стоит денег. Запишете в доход 540 ₽ вместо 890 ₽ — получите доначисления и штраф. Не увидите удержаний — будете считать прибыльным товар, который работает в минус.

Итог неправильного учёта — ошибки в налогах, неверная картина маржинальности по позициям и решения, принятые без данных. Вместо того чтобы снять убыточный товар с продажи, продавец продолжает его продвигать, потому что «вроде продаётся хорошо».

Какие доходы и расходы нужно учитывать селлеру

Без полного списка рассчитать реальную прибыль по товару невозможно. Разбираем статьи доходов и расходов, чтобы учёт бизнеса на маркетплейсе был прозрачным.

Что входит в доходы продавца маркетплейса

Главная статья — выручка от продаж. Доходом считается полная сумма, которую заплатил покупатель, а не поступления на расчётный счёт: площадка работает как агент и перечисляет уже «очищенную» сумму. На УСН «Доходы минус расходы» и на ОСНО удержания площадки затем идут в расходы, на УСН «Доходы» — не учитываются вовсе. Как признавать доход по отчёту комиссионера и на какую дату, разобрали в статье «Бухгалтерия ИП на маркетплейсах».

Вторая статья — компенсации за потерянный или повреждённый товар. Ozon и Wildberries периодически теряют поставки на складах. Эти поступления тоже доход, и их нужно отражать отдельной строкой.

Расходы: полный перечень

Вот что съедает выручку продавца маркетплейса:

• Закупка товара у поставщиков — себестоимость. На УСН НДС поставщика входит в стоимость товара, на ОСНО он идёт к вычету отдельно.
• Комиссия площадки — зависит от категории и схемы работы (FBO или FBS) и регулярно меняется. Актуальный тариф смотрите в личном кабинете, а не в статьях прошлого года.
• Логистика — до склада, до покупателя и обратная при возвратах. Растёт вместе с объёмом продаж.
• Хранение на складе — тарифы зависят от объёма и сроков, за долгое хранение начисляют штрафы.
• Упаковка — пакеты, маркировка, расходные материалы.
• Реклама внутри маркетплейса — продвижение в поиске, акции.
• Штрафы — за нарушение сроков поставки, брак и другие нарушения.
• Налоги и страховые взносы — сумма зависит от системы налогообложения: УСН, ОСНО, НПД.
• Эквайринг — если параллельно продаёте через собственный сайт.

Скрытые расходы, о которых забывают

Возвраты. Покупатель вернул товар — продавец платит за обратную логистику, получает повреждённую упаковку и теряет на повторной обработке. В отдельных категориях, например в одежде и обуви, возвращают 40–60 % заказов, и каждая обратная отправка стоит денег. Возвраты стоит вести отдельной строкой.

Контент. Карточка товара, инфографика, видео — от 1 500 до 10 000 рублей за позицию. Этот расход списывают «на старте» и потом забывают учесть в марже единицы товара.

Брак. Если товар вернулся в плохом состоянии, его нужно утилизировать. Это отдельный платёж, который в учёте часто пропускают.

Пошаговая настройка учёта: от таблицы до первого отчёта

Теперь, когда понятно, какие расходы стоят за продажей, пора собрать всё в одном месте. План подходит и для ИП, и для ООО — независимо от системы налогообложения.

Шаг 1. Отделите личные деньги от бизнеса

Откройте расчётный счёт, который будет использоваться только для торговли на маркетплейсах. Выплаты от Wildberries, Ozon и Яндекс Маркета должны приходить туда, а не на личную карту. Без этого учёт превращается в хаос: непонятно, какая сумма из общей массы — выручка, а какая — личный перевод. Отдельный счёт упрощает и разговор с налоговой: в выписке только операции бизнеса.

Шаг 2. Выберите инструмент

Для старта подходит Google Таблица или Excel: бесплатно, формулы считают автоматически. Когда продажи вырастут и появятся новые площадки, переходите на сервис, который сам загружает данные из личного кабинета маркетплейса.

Но не ждите идеального инструмента. Таблица, которую заполняют каждую неделю, лучше дорогой программы, в которую заходят раз в квартал.

Шаг 3. Настройте таблицу

Одна строка — одна продажа. Вот какие поля нужны и как выглядит строка для набора из примера выше:

Формула последнего поля простая: из цены продажи вычтите все расходы. Результат покажет, сколько реально приносит товар. Строки с минусом — первые кандидаты на пересмотр цены или вывод из ассортимента.

Шаг 4. Научитесь читать отчёт маркетплейса

На Wildberries откройте раздел «Финансовые отчёты» — там детализация по комиссиям, удержаниям, штрафам и выплатам за период. На Ozon — раздел «Финансы»: начисления и отчёт о реализации. Все операции расписаны подробно.

Главная ошибка — не сверять эти отчёты с собственной таблицей. Расхождения находятся почти всегда, и сверка помогает вовремя оспорить ошибки площадки. Отчётность сдавайте только по сверенным данным.

Шаг 5. Сверяйтесь каждую неделю

Раз в неделю — 15 минут работы. Внесите продажи, сверьте поступления на расчётный счёт с отчётами маркетплейса, зафиксируйте расхождения. Такой режим не даёт ошибкам расти и превращаться в реальные потери.

Налоги селлера: что считать доходом и как не переплатить

Теперь, когда учёт настроен, разберёмся с главным вопросом налогового учёта для продавцов маркетплейсов: какую сумму считать доходом?

Доход — полная сумма заказа, а не выплата на счёт

Вот где ошибаются чаще всего. ИП продал товаров на Wildberries на 500 000 рублей. Площадка удержала комиссии, логистику, хранение и перечислила на расчётный счёт 320 000. Селлер платит налог с 320 000, думая, что это его доход. Это ошибка, и за неё приходят доначисления.

По договору площадка работает как агент. Покупатель платит полную стоимость товара, и именно эта сумма — доход продавца. Комиссии, логистика, хранение — расходы: маркетплейс просто удерживает их до перечисления. Налоговая получает данные о продажах от площадок и по чекам, поэтому заниженную базу находят быстро. Итог — доначисление, штраф и пени.

УСН «Доходы» или «Доходы минус расходы»

Выбрать систему налогообложения стоит до регистрации на площадке, а не после первого требования из ИФНС.

УСН «Доходы» (6 %). Налог берётся со всей выручки. Комиссии маркетплейса, логистика, закупка, хранение налоговую базу не уменьшают, зато сам налог можно уменьшить на страховые взносы. Режим подходит, когда маржинальность высокая и расходы меньше 60 % оборота. Учёт проще, документов минимум, и обслуживание у бухгалтера дешевле.

УСН «Доходы минус расходы» (15 %). Здесь каждую операцию — закупку у поставщиков, доставку, комиссии Ozon, Яндекс Маркета и других площадок — нужно подтвердить документами. Учёт сложнее, зато при больших расходах налог ощутимо ниже: если расходы больше 60–65 % выручки, этот режим обычно выгоднее. Учтите минимальный налог — 1 % от доходов, даже если по итогам года получился убыток. Регионы вправе снижать ставки по обоим объектам, так что проверьте ставку в своём.

Для ООО на ОСНО картина ещё сложнее: полный бухгалтерский учёт, НДС, декларации каждый квартал. На ОСНО обычно работают компании, которые вышли за лимиты УСН.

Патент и самозанятость: ограничения

Самозанятость работает при доходе до 2,4 млн рублей в год и только для товаров собственного производства. Перепродавать на маркетплейсе купленный товар на НПД нельзя.

Патент для торговли через маркетплейсы не подходит: ПСН распространяется на розницу через магазины и павильоны, а продажа через интернет к ней не относится. Если патент уже есть для офлайн-точки, продажи на площадках придётся вести на УСН или ОСНО.

Что происходит при ошибках

Налоговая сопоставляет данные площадок, поступления на расчётный счёт и поданные декларации, и расхождения видны сразу. Итог — доначисления, штраф 20 % от недоплаты и пени. Пересчитывается и 1 % страховых взносов с дохода свыше 300 000 рублей: он тоже считается от полной выручки.

Разберитесь с налогами сейчас. Посчитайте налоговую нагрузку на обоих объектах УСН, сравните суммы и примите решение по цифрам. Если объём продаж и возвраты делают учёт слишком сложным — передайте его на аутсорсинг: это дешевле, чем требование из ИФНС. Поможем с выбором — звоните +7 (965) 073-25-25 или оставьте заявку.

Пять ошибок в учёте, которые обходятся селлерам в сотни тысяч

Эти ошибки повторяются и у новичков, и у продавцов с опытом. Разберём, какие из них обходятся дороже всего и как их избежать.

1. Путают выручку с прибылью

Главная ошибка новичков: смотрят на сумму заказов в личном кабинете Ozon или Wildberries и считают это заработком. Но выручка — не прибыль. Из неё ещё вычитаются комиссии площадки, логистика, хранение, себестоимость товара и налоги. Предприниматель видит оборот 500 000 рублей, а чистыми получает 40 000. Иногда — минус.

Как решить: считайте прибыль по формуле «выручка по отчёту площадки − удержания площадки − себестоимость − реклама и прочие расходы − налоги». Или, что то же самое, «выплата на счёт − себестоимость − расходы вне площадки − налоги». Главное — не вычитать удержания дважды.

2. Не учитывают возвраты

Товар вернули, а в таблице он до сих пор «продан». Обратная логистика работает против продавца: помимо потери продажи, селлер платит за доставку в обе стороны. Без учёта возвратов доход завышен, и предприниматель переплачивает налог. Итог — двойной убыток: потеря на товаре и лишние платежи в бюджет. Возврат уменьшает доход того периода, в котором он произошёл.

3. Не считают рекламу внутри площадки

Продвижение карточек незаметно съедает маржу. Селлер запускает рекламу и видит рост заказов, но стоимость продажи с рекламой может превышать прибыль с единицы товара. Без отдельной строки расходов на продвижение по каждому SKU невозможно понять, сколько на самом деле стоит покупатель.

4. Не ведут учёт по SKU

Когда в ассортименте 50–200 позиций, убыточные товары тянут вниз весь бизнес. Без аналитики по позициям селлер не видит, где теряет. Расчёт маржинальности по SKU — единственный способ понять, какие товары масштабировать, а какие снять с продажи. На практике большинство селлеров этого не делают.

5. Не разделяют личные и бизнес-финансы

Оплата поставщиков с личной карты, вывод денег бизнеса на личные нужды без документов — всё это делает учёт бесполезным, а при проверке оборачивается вопросами налоговой. Отдельный расчётный счёт, электронный документооборот и чёткое разделение операций — базовая финансовая дисциплина. На УСН «Доходы минус расходы» расход принимается только с подтверждающими документами.

Проверьте себя прямо сейчас: откройте отчёты за последний период и ответьте, знаете ли вы реальную прибыль по каждому товару. Если нет — начните вести учёт сегодня. Это дешевле, чем получить требование из ИФНС.

Что выбрать в 2026 году: таблица, сервис или бухгалтер на аутсорсе

Итак, вы знаете свои доходы и расходы, понимаете ошибки и готовы вести учёт системно. Остался главный выбор: каким инструментом пользоваться?

Google Таблицы или Excel: бесплатно и честно

Если оборот не превышает 300 тысяч рублей в месяц, а число SKU укладывается в пару десятков, таблица закрывает все задачи: строка — отдельная операция, формулы считают прибыль по позиции автоматически.

Но таблица работает, пока предприниматель вносит данные руками. Пропустили неделю — и расчёт налога за квартал превращается в проблему. Для ИП на УСН «Доходы» этого обычно достаточно. На УСН «Доходы минус расходы» или ОСНО — уже сложно: документов больше, а поступления с разных площадок в ручном режиме не сходятся без ошибок.

Онлайн-сервис с интеграцией: 1 500–3 000 ₽ в месяц

Когда продажи идут одновременно на Wildberries, Ozon и Яндекс Маркете, ручной ввод перестаёт работать. Специализированный сервис берёт данные напрямую из личного кабинета площадки — комиссии, штрафы, логистику, выплаты — и показывает маржинальность по товару без ручной обработки сотен строк. Стоимость обычно 1 500–3 000 рублей в месяц и зависит от числа площадок и SKU.

Но сервис — это аналитика. Декларации, уведомления по налогам и ответы на требования налоговой остаются на вас или на бухгалтере.

Бухгалтер на аутсорсе: полная передача учёта

Аутсорсинг подходит тем, кто работает на нескольких площадках, применяет УСН «Доходы минус расходы» или ОСНО, нанимает сотрудников и не хочет разбираться в налогах, кадровом учёте и сроках сдачи деклараций. Бухгалтер ведёт учёт по отчётам площадок, считает налоги и взносы, сдаёт отчётность и отвечает на требования ИФНС.

Цена зависит от числа операций и системы налогообложения. У нас ведение учёта селлера стоит от 5 000 ₽ в месяц на УСН «Доходы» и от 6 500 ₽ на «Доходы минус расходы» — подробно в прайсе.

Как выбрать свой вариант

Решение зависит от четырёх вещей: оборот, число SKU, число площадок и готовность тратить личное время на учёт.

• Таблица — оборот до 300 тысяч в месяц, одна площадка, УСН «Доходы».
• Сервис — продажи растут, появились новые маркетплейсы и десятки SKU.
• Бухгалтер на аутсорсе — ООО, УСН «Доходы минус расходы» или ОСНО, НДС, сотрудники, сложная отчётность.

Учёт — это инструмент, который показывает, где вы зарабатываете и где теряете деньги. Без него любой бизнес на маркетплейсах — движение вслепую.